از ۵ اکتبر ۲۰۲۶، حذف یک کاربر در Google Workspace همهٔ تقویمهای ثانویه‌ای را هم که آن شخص مالکشان بوده حذف میکند. اطلاعیهٔ گوگل این را در یک جمله گفته است: «وقتی حساب یک کاربر حذف شود، هر تقویم ثانویه‌ای که مالکش آن کاربر است نیز حذف خواهد شد». اگر به‌جای حذف، کاربر را تعلیق کنید، آن تقویمها هم معلق می‌شوند. تقویم مرخصی تیم که کسی در ۲۰۲۱ ساخته، جدول کشیک، تقویم مشترک پروژهٔ یک مشتری: اگر سازندهٔ آن برود و واحد IT حسابش را به روش همیشگی پاک کند، تقویم و همهٔ رویدادهایش هم با او می‌رود.
این تغییر بی‌خبر نیامد. تاریخ اول ۲۷ آوریل ۲۰۲۶ بود و گوگل در مارس اجرای آن را برای حساب‌های سازمانی به ۵ اکتبر ۲۰۲۶ عقب انداخت تا مدیران فرصت راه‌اندازی یک API انتقال تازه را داشته باشند. انتشار اکتبر بهعنوان «انتشار طولانی (احتمالاً بیش از ۱۵ روز تا دیده‌شدن قابلیت)» اعلام شده، پس بعضی دامنه‌ها تازه حالا با آن روبه‌رو می‌شوند. اگر چک‌لیست خروج کارکنان شما قبل از امسال نوشته شده، دقیقاً در یک نقطه اشتباه است. در ادامه: چه چیزی عوض شد، کجای Admin console را باید نگاه کرد، و اشتباه در این کار برای یک شرکت ۲۵ نفره و ۱۰۰ نفره چقدر خرج دارد.
در ۵ اکتبر چه چیزی عوض شد
تقویم ثانویه هر تقویمی است که کاربر علاوه بر تقویم اصلی خودش می‌سازد. تیم‌ها از آن برای تعطیلات، جدول شیفت، تاریخ انتشار نسخه‌ها و ضرب‌الاجل‌های مشترک استفاده می‌کنند. تا امسال این تقویمها می‌توانستند بعد از رفتن سازنده‌شان باقی بمانند، چون گوگل یک فرایند پس‌زمینه داشت که هر وقت تقویمی بی‌مالک می‌شد، «مالکیت را به کاربری که دسترسی Make changes and manage sharing دارد واگذار می‌کرد». این فرایند در ۵ اکتبر ۲۰۲۶ متوقف شد.
حالا سه قاعده برقرار است و هر سه از مستندات خود گوگل آمده‌اند:
- حذف مالک، تقویم و همهٔ رویدادهایش را حذف میکند. راهنمای مدیران گوگل میگوید این موضوع «تقویمهای گروهی و تقویمهای Classroom را هم شامل میشود».
- بعد از حذف مالک، «دیگر نمی‌توانید هیچ انتقال دیگری انجام دهید». پس از آن هیچ راه نجاتی وجود ندارد.
- تعلیق مالک، تقویمهای ثانویهٔ او را هم معلق میکند؛ یعنی همان رفتاری که تقویمهای اصلی از قبل داشتند.
مالکیت فقط داخل سازمان خودتان جابه‌جا میشود. گوگل نوشته است که «انتقال مالکیت به کاربران همان دامنه محدود است»، هرچند اگر سیاست‌هایتان اجازه دهد هنوز میتوانید تقویم را با افراد بیرون از سازمان به اشتراک بگذارید.
چه کسانی باید حواسشان باشد
هر شرکتی روی Workspace که کارکنانش تقویم مشترک می‌سازند. این تغییر برای همهٔ مشتریان Google Workspace و مشترکان Workspace Individual اعمال میشود و هیچ نسخه‌ای از آن معاف نیست. بیشترین خطر جایی است که یک نفر تقویمی ساخته و آن تقویم بی‌سروصدا به زیرساخت تیم تبدیل شده: تقویم مرخصی‌ای که مدیر دفتر ساخته، تقویم دموی مدیر فروش، تقویم انتشاری که یک برنامه‌نویس در هفتهٔ اول کارش ساخته است. شرکت‌هایی که جابه‌جایی نیروی مداوم دارند یا حساب‌های قدیمی را هر فصل یک‌جا پاک می‌کنند، زودتر از بقیه با آن برخورد می‌کنند.
در عمل چه چیزی خراب میشود
خرابی آشکار این است که تقویم برای همهٔ مشترکانش ناپدید میشود. موارد کمتر آشکار حتی مدیران باتجربه را هم غافلگیر میکند:
- گام معمول «انتقال داده» هنگام حذف کاربر این تقویمها را نجات نمیدهد. راهنمای گوگل میگوید وقتی رویدادهای تقویم اصلی کاربر را منتقل می‌کنید، «تقویمهای ثانویه و رویدادهایشان منتقل نمی‌شوند».
- انتقال تقویم اصلی هم چیزهایی را جا می‌اندازد. طبق همان صفحه: همهٔ رویدادهای خصوصی لغو می‌شوند، رویدادهای گذشته منتقل نمی‌شوند، و برای کاربری که زیر litigation hold است هیچ رویدادی منتقل نمیشود.
- تعلیق کارمند رفته «محض احتیاط» حالا تقویمهایش را هم می‌بندد و همچنان هزینهٔ کامل یک لایسنس را دارد. پایین‌تر بیشتر توضیح می‌دهیم.
- جلساتی که فرد رفته برگزارکننده‌شان بوده همچنان اتاق‌ها را اشغال می‌کنند. گوگل هشدار میدهد که بدون اقدام، «این رویدادها تقویم دیگران را مسدود می‌کنند و می‌توانند اتاق‌های جلسه و منابع را هم مسدود کنند».
در Admin console چه چیزی را بررسی کنیم
همهٔ مسیرهای زیر از راهنمای مدیریت Calendar گوگل آمده‌اند. به دسترسی Calendar administrator نیاز دارید و برای انتقال تقویم ثانویه به Manage Calendars. نام منوها را به انگلیسی آورده‌ایم تا با کنسول تطبیق دهید.
۱. اول تقویمهای ثانویهٔ فرد را منتقل کنید
به Menu > Apps > Google Workspace > Calendar > Event and Secondary calendar management > Secondary calendar transfer بروید. کاربر مبدأ (From user) و کاربر مقصد (To user) را وارد کنید و روی Transfer Secondary Calendars بزنید. تقویمها یکی‌یکی منتقل می‌شوند، پس کسی که ده‌دوازده تقویم دارد کمی زمان می‌برد. تا تمام نشده به حساب دست نزنید.
۲. رویدادهای تقویم اصلی را منتقل یا آزاد کنید
در همان بخش، Event and Secondary calendar management > Events transfer را باز کنید، نام کاربری فرد را بنویسید و یا رویدادهای آینده را به یک همکار منتقل کنید یا منابع رزروشده را آزاد کنید. به گفتهٔ گوگل کار حدود ۱۰ دقیقه بعد شروع میشود و ممکن است ۱۵ دقیقه طول بکشد.
۳. حساب‌هایی را که همین حالا معلقاند پیدا کنید
به Menu > Directory > Users بروید، روی Add a filter بزنید و User status > Suspended را انتخاب کنید (مراحل گوگل). هر نتیجه یعنی کسی که تقویمهای ثانویهاش حالا معلق است و لایسنسی که هنوز هزینهٔ کاملش را می‌پردازید. پیش از حذف هر کدام، گام ۱ را روی آن حساب اجرا کنید.
۴. تکلیف رویدادهای آیندهٔ کاربران حذفشده را روشن کنید
زیر Event and Secondary calendar management، گزینهٔ Silently cancel future events of deleted users رویدادهای آیندهٔ کاربر حذفشده را ۲۱ روز بعد از حذف لغو میکند. این گزینه عطف به ماسبق نمیشود. جلسات کهنه را جمع میکند، ولی هیچ تقویمی را نجات نمیدهد.
۵. اگر کاربرانتان زیادند، اسکریپت بنویسید
همان API که باعث شش ماه تأخیر شد حالا وجود دارد. یادداشت‌های انتشار Calendar API گوگل متد Calendars.transferOwnership را برای انتقال تک‌به‌تک تقویمهای ثانویه بین کاربران یک سازمان توضیح میدهد. یک فیلتر CalendarList برای تقویمهای متعلق به سازمان، همراه با فهرست کاربران Admin SDK و فیلد dataOwner، به شما امکان میدهد پیش از اینکه کسی استعفا بدهد فهرستی از مالک هر تقویم داشته باشید.
ترتیب خروج کارکنان طوری که تقویمها بمانند
- تا وقتی فرد هنوز سر کار است، از او بخواهید تقویم‌هایی را که می‌شناسد از تنظیمات Calendar منتقل کند.
- انتقال تقویم ثانویه را در Admin console اجرا کنید تا آن‌هایی که یادش رفته هم منتقل شوند.
- رویدادهای تقویم اصلی و رزرو اتاق‌ها را منتقل یا آزاد کنید.
- فایل‌های Drive و Gmail را مثل همیشه از پنجرهٔ حذف در Directory > Users مدیریت کنید.
- بعد حساب را آرشیو یا حذف کنید. آن را معلق رها نکنید.
ترجیح خود ما یک قدم جلوتر است: حساب‌های شخصی اصلاً نباید مالک تقویمهای تیمی باشند. یک مالک ماندگار انتخاب کنید، مثلاً یک حساب مدیریتی مشترک IT، و هر تقویم تیمی تازه را همان روز ساخت به آن منتقل کنید. آن‌وقت در خروج کارکنان چیزی برای نجات دادن نمی‌ماند.
اشتباه در این کار چقدر خرج دارد
راه میان‌بر وسوسه‌کننده این است که هیچ‌وقت کارمند رفته را حذف نکنید و فقط معلقش کنید. گوگل صریح میگوید این کار صرفه‌ای ندارد: «حساب‌های معلق در هر دو طرح Annual و Flexible با همان نرخ حساب‌های فعال هزینه دارند.» و از ۵ اکتبر دیگر تقویم‌هایشان را هم قابل استفاده نگه نمی‌دارد.
جدول زیر Business Standard را با قیمت فهرست ۱۴ دلار برای هر کاربر در ماه و لایسنس Archived User نسخهٔ Business Standard به قیمت ۳ دلار حساب کرده که در طرح Flexible در پرداخت ماهانهٔ بعدی شما محاسبه میشود. اعداد جابه‌جایی نیرو فرضی‌اند و دادهٔ نظرسنجی نیستند: سالی سه نفر خروجی در شرکت ۲۵ نفره و دوازده نفر در شرکت ۱۰۰ نفره، هر کدام ۱۲ ماه نگه داشته شده.
| سناریو | ۲۵ کاربر | ۱۰۰ کاربر |
|---|---|---|
| هزینهٔ سالانهٔ لایسنس (کاربر × ۱۴ دلار × ۱۲) | ۲۵ × ۱۴ × ۱۲ = ۴٬۲۰۰ دلار | ۱۰۰ × ۱۴ × ۱۲ = ۱۶٬۸۰۰ دلار |
| نگهداشتن افراد رفته به‌صورت معلق به مدت ۱۲ ماه | ۳ × ۱۴ × ۱۲ = ۵۰۴ دلار | ۱۲ × ۱۴ × ۱۲ = ۲٬۰۱۶ دلار |
| آرشیو همان افراد به‌جای تعلیق | ۳ × ۳ × ۱۲ = ۱۰۸ دلار | ۱۲ × ۳ × ۱۲ = ۴۳۲ دلار |
| انتقال تقویمها و حذف حساب | بدون هزینهٔ اضافه | بدون هزینهٔ اضافه |
در هر دو شرکت، افراد معلق ۱۲٪ به صورت‌حساب سال اضافه می‌کنند (۵۰۴ ÷ ۴٬۲۰۰ و ۲٬۰۱۶ ÷ ۱۶٬۸۰۰). آرشیو به‌جای تعلیق سالانه ۳۹۶ و ۱٬۵۸۴ دلار صرفه‌جویی دارد (۵۰۴ منهای ۱۰۸ و ۲٬۰۱۶ منهای ۴۳۲). دو نکته. در طرح Annual، «صورت‌حساب شما حتی اگر کاربری را حذف کنید ثابت می‌ماند» تا زمان تمدید، پس صرفه‌جویی در تعهد بعدی دیده میشود. و پست اکتبر گوگل دربارهٔ حذف و تعلیق حرف می‌زند ولی دربارهٔ تقویمهای ثانویهٔ کاربران آرشیوشده چیزی نمی‌گوید، پس هر مسیری را انتخاب کنید اول انتقال بدهید. تخفیف نیم‌بها که از ۱۶ نوامبر ۲۰۲۶ شروع میشود فقط برای مشتریان جدید است و این اعداد را برای یک سازمان فعلی تغییر نمیدهد.
اگر به هر حال در حال بازبینی سرویس ایمیلتان هستید
این تغییر کوچکی است با لبه‌ای تیز، و گوگل هم فرصت کافی داد. درسش فقط مخصوص گوگل نیست: منابع مشترک به مالکی نیاز دارند که فردی نباشد که احتمال رفتنش هست. مستأجران Microsoft 365 هم در همین فصل ضرب‌الاجل خودشان را دارند که در راهنمای ما دربارهٔ خاموشی EWS و SMTP Basic Auth آمده است. اگر جدول لایسنس بالا شما را به فکر انداخت، مقایسهٔ فن‌میل، Google Workspace و Zoho Mail هزینهٔ هر کاربر را کنار هم گذاشته است، و شرکت‌هایی که در امارات فعالیت می‌کنند پیش از جابه‌جایی صندوق‌های ایمیل بهتر است یادداشت ما دربارهٔ قوانین حفاظت از داده امارات برای میزبانی ایمیل را بخوانند.
پرسش‌های متداول
پیش از خواندن این مطلب کاربری را حذف کردهایم. میتوانیم تقویمهایش را برگردانیم؟
گوگل به مدیران اجازه میدهد کاربر حذفشده را تا ۲۰ روز بازیابی کنند، پس فوراً بازیابی و بررسی کنید. اما راهنمای Calendar میگوید پس از حذف مالک هیچ انتقال دیگری ممکن نیست و گوگل قول نمیدهد تقویمها برگردند. فرض را بر از دست رفتن آنها بگذارید.
آیا این تغییر رفتار تقویمهای اصلی را عوض میکند؟
نه. گوگل میگوید رفتار تازه «با رفتار تقویمهای اصلی یکسان است». تقویمهای اصلی از قبل با رفتن مالکشان از بین میرفتند و حالا تقویمهای ثانویه هم همینطورند.
میتوانیم مالکیت یک تقویم را به پیمانکاری بیرون از دامنهمان بدهیم؟
بهعنوان مالک نه. انتقال فقط به کاربران همان دامنه مجاز است. اگر سیاست اشتراکگذاریتان اجازه دهد، هنوز میتوانید به یک کاربر بیرونی دسترسی Make changes and manage sharing بدهید.
تنظیمی برای خاموش کردن این تغییر در کنسول مدیریت هست؟
اطلاعیهٔ گوگل هیچ تنظیمی را نام نمیبرد. تنها اقدامهای مدیریتی که ذکر کرده انتقال در Admin console یا از طریق Calendar API است.
تعلیق کارمند رفته هنوز راه امنی برای نگهداشتن دادههایش است؟
دادههایش حذف نمیشود، اما تقویمهای ثانویهاش حالا معلقاند و حساب با نرخ کامل محاسبه میشود. لایسنس Archived User داده را ارزانتر نگه میدارد؛ با این حال پیش از آرشیو، تقویمها را منتقل کنید.
منابع: پست‌های Google Workspace Updates در ۵ اکتبر ۲۰۲۶، ۳۰ مارس ۲۰۲۶ و ۱۸ ژوئن ۲۰۲۶؛ راهنمای مدیران Google Workspace دربارهٔ انتقال رویدادها و تقویمهای ثانویه، تعلیق کاربران، آرشیو کاربران، قیمت افزونه‌ها، لایسنس‌های Archived User، صورت‌حساب کاربران معلق، حفظ دادهٔ کارکنان سابق و حذف کاربران؛ یادداشت‌های انتشار Google Calendar API؛ قیمت‌گذاری Google Workspace، بررسی‌شده در ۲ نوامبر ۲۰۲۶.
