۱۳ مهر ۱۴۰۵ سازمان امور دانشجویان از «سامانه یکپارچه صدور معافیت تحصیلی دانشجویان خارج از کشور» رونمایی کرد. به گزارش خبرگزاری مهر، متقاضیان تا پیش از این باید یک درخواست را هم‌زمان در دو سامانه ثبت می‌کردند: «سجاد» در وزارت علوم و «سخا» در نظام وظیفه. صالحی، مدیرکل دفتر توسعه فناوری، امنیت و هوشمندسازی سازمان، گفت این دوگانگی به ثبت تکراری اطلاعات، «افزایش چشمگیر مغایرت‌های داده‌ای» و سردرگمی دانشجویان در پیگیری پرونده‌ها منجر شده بود.
در روال جدید دانشجو فقط یک بار در سجاد ثبت‌نام میکند. باقی کار با تبادل وب‌سرویسی میان سجاد و سخا انجام میشود و مدارک به‌صورت برخط از پامتک، پایگاه اطلاعات و مدارک تحصیلی کشور، استعلام میشود. پنج روز بعد، ۱۸ مهر، گزارش دیگری از مهر از قول مدیرکل پشتیبانی امور فرهنگی و اجتماعی وزارت علوم نوشت که داده‌های سامانه «فرنما» در ارزیابی عملکرد دانشگاه‌ها و تصمیم‌های مربوط به تخصیص بودجه به کار می‌رود.
این دو خبر را کنار هم بگذارید تا جهت حرکت روشن شود: وزارتخانه به‌جای اینکه از تک‌تک دانشگاه‌ها تأیید بگیرد، داده دانشگاه را مستقیم می‌خواند. برای دانشجو خبر خوبی است. برای واحد فناوری اطلاعات دانشگاه یعنی هزینه یک خطای داده‌ای عوض شده است.
چه چیزی، در کدام سامانه، تغییر کرد
- سجاد و سخا. معافیت تحصیلی خارج از کشور حالا فقط در سجاد ثبت میشود. به گفته صالحی در همان گزارش، نامه خروج از کشور در کارتابل متقاضی در سجاد صادر میشود و استعلام مقاطع قبلی از راه اتصال سجاد به اتوماسیون اداری انجام میشود.
- اداره گذرنامه. زیرساخت اولیه اتصال مستقیم به سامانه گذرنامه پیاده شده، اما عملیاتی شدن کامل آن به ابلاغ بخشنامه مشترک سازمان امور دانشجویان و سازمان وظیفه عمومی بستگی دارد.
- پامتک. شهریور ۱۴۰۴ معاون بورس و امور دانشجویان خارج سازمان گفته بود تعداد داده‌های پامتک با افزایش ۹۰ درصدی به ۱۹ میلیون رسیده است. صالحی پیشنهاد کرده همین الگو برای معافیت‌های داخل هم به کار برود: نظام وظیفه وضعیت قبولی، فراغت، انصراف یا اخراج را مستقیم از پامتک بخواند و دیگر منتظر تأیید هر دانشگاه در سخا نماند. فعلاً این فقط پیشنهاد است، نه روال اجرایی.
- فرنما. دانشگاه‌ها فعالیت‌های فرهنگی و اجتماعی خود را اینجا ثبت میکنند و وزارت علوم تأکید کرده که دقت و کامل بودن این اطلاعات مهم است، چون در ارزیابی و بودجه اثر دارد.
چرا این تغییر روی میز دانشگاه می‌افتد
در مدل قبلی کارشناس دانشگاه وضعیت هر دانشجو را دستی در سخا تأیید می‌کرد. کند بود، ولی هر تأیید یک بار بررسی هم بود. اگر دانشجویی که پارسال انصراف داده هنوز در سامانه آموزش «شاغل به تحصیل» مانده بود، کسی فرصت داشت پیش از رفتن جواب به بیرون متوجه شود.
استعلام مستقیم این آدم را حذف میکند. هر چه سامانه‌های شما به پامتک فرستاده‌اند همان است که نظام وظیفه می‌بیند. هر چه همکارانتان در فرنما ثبت کرده‌اند، یا یادشان رفته ثبت کنند، همان است که در تصمیم بودجه دیده میشود. وزارتخانه جواب سریع‌تر می‌گیرد و دانشگاه مسئول رکوردهایی میشود که شاید سال‌ها کسی بازشان نکرده است.
در بیشتر دانشگاه‌هایی که با آنها کار کرده‌ایم وضعیت دانشجو دست‌کم در دو جا نگه داشته میشود: سامانه آموزش، و یک فایل اکسل در دانشکده که «به‌روزتر» است. در یادداشت چرا سامانه‌های دانشگاه با هم یکپارچه نمی‌شوند دلیلش را نوشته‌ایم. استعلام متمرکز همین شکاف را از بیرون قابل دیدن میکند.
اول چه چیزی را درست کنیم
- برای هر وضعیت یک مرجع تعیین کنید. شاغل به تحصیل، فارغ‌التحصیل، انصرافی، اخراجی. بنویسید مرجع هر کدام کدام سامانه است و ویرایش دستی بقیه را متوقف کنید.
- هر ماه داده خودتان را نمونه‌گیری کنید. چند دانشجو را انتخاب کنید، سامانه آموزش را با پاسخ استعلام ملی مقایسه کنید و هر مغایرت را ثبت کنید. مغایرت‌ها نشان می‌دهند نشتی از کدام واحد یا کدام ورود داده است.
- سابقه تغییرات را نگه دارید. هر بار وضعیتی عوض میشود، ثبت کنید چه کسی، کی و بر اساس کدام سند آن را تغییر داد. اگر دانشجویی به تصمیم معافیت اعتراض کند، جواب شما همین سابقه است.
- فعالیت‌های فرنما را همان موقع ثبت کنید. ثبت جبرانی آخر سال رویدادها را جا می‌اندازد و وزارتخانه حالا گفته این جاافتادگی هزینه بودجه‌ای دارد. مستندات، مثل نامه‌ها و فهرست حضور، را در سامانه خود دانشگاه نگه دارید تا پشت هر ثبت سندی باشد.
- هر خوراک داده یک مالک داشته باشد. یک واحد و یک نفر مشخص برای سجاد، برای فرنما و برای هر سامانه‌ای که وزارتخانه بعداً اضافه کند. خوراکی که مال همه است را معمولاً هیچ‌کس بررسی نمی‌کند.
فنکمپس کجا به کار می‌آید و کجا نه
فنکمپس (FanCampus) به سجاد، سخا، پامتک یا فرنما وصل نمی‌شود. این‌ها سامانه‌های وزارتخانه با قواعد دسترسی خودشان هستند و ما با هیچ‌کدام یکپارچگی نداریم. کاری که فنکمپس میکند سمت داخلی دانشگاه است: وبسایت دانشگاه، صفحه اساتید، میز خدمت فناوری اطلاعات، ارتقای اعضای هیئت علمی و بیمه کارکنان زیر یک ورود یکپارچه، با دسترسی نقش‌محور و ثبت سابقه برای هر اقدام. این برای بندهای ۳ و ۵ در همان فرایندهایی که روی فنکمپس اجرا می‌شوند کمک میکند، ولی جای سامانه آموزش را نمی‌گیرد و مرجع وضعیت دانشجو همچنان سامانه آموزش است. نشانه اول این مشکل معمولاً چند نام کاربری جداست؛ پنج ورود، یک SSO را ببینید. مشاهده فنکمپس.
پرسش‌های متداول
در معافیت تحصیلی خارج از کشور چه تغییری رخ داد؟
از ۱۳ مهر ۱۴۰۵ درخواست فقط در سجاد ثبت میشود. سجاد و سخا داده را با وبسرویس مبادله میکنند و مدارک از پامتک استعلام میشود، پس ثبت دوباره لازم نیست. جزئیات در گزارش مهر آمده است.
آیا معافیت‌های داخل هم همین‌طور شده است؟
هنوز نه. استعلام مستقیم وضعیت قبولی، فراغت، انصراف و اخراج از پامتک برای معافیت‌های داخل فقط پیشنهاد سازمان امور دانشجویان است و دانشگاه‌ها فعلاً این موارد را در سخا تأیید میکنند.
داده‌های فرنما به چه کاری می‌آید؟
به گفته مدیرکل پشتیبانی امور فرهنگی و اجتماعی وزارت علوم، به گزارش مهر، این داده‌ها در ارزیابی عملکرد دانشگاه‌ها و تصمیم‌های تخصیص بودجه استفاده می‌شوند و به همین دلیل ثبت دقیق و کامل اهمیت دارد.
آیا فنکمپس به سجاد یا پامتک وصل میشود؟
خیر. فنکمپس با سجاد، سخا، پامتک و فرنما یکپارچگی ندارد. وبسایت، میز خدمت و فرایندهای کارکنان خود دانشگاه را زیر یک ورود و با ثبت سابقه اجرا میکند و تمیز نگه داشتن رکوردهای داخلی را سادهتر میکند.
