طبق نظرسنجی HealthJoy از بیش از ۹۰۰۰ کارشناس HR (ژوئیه ۲۰۲۰)، کارشناس‌های HR به‌طور میانگین هفته‌ای ۹ ساعت فقط صرف جواب‌دادن به سؤال‌های کارمندها درباره‌ی مزایا و بیمه می‌کنن — با اینکه یه دهه‌ست نرم‌افزارهای self-service قول حل همین مشکل رو می‌دن. توی اکثر دانشگاه‌ها، ثبت بیمه‌ی تکمیلی روشن‌ترین نمونه‌شه: یه فرم کاغذی، یه امضا، یه رفت‌وآمد به دفتر HR، و یه کارمند که همه‌ش رو دوباره توی اکسل تایپ می‌کنه.
قرار بود پرتال‌های self-service این مشکل رو حل کنن. وقتی درست کار کنن، تیکت‌های تکراری مثل مونده‌ی مرخصی، فیش حقوقی و سؤال‌های سیاست‌گذاری رو با سپردنشون به خود کارمند از روی میز HR برمی‌دارن. ولی خیلی از این پیاده‌سازی‌ها بی‌سروصدا شکست می‌خورن: بروکراسی رو دیجیتالی می‌کنن، نه اینکه حذفش کنن. یه فرم آنلاین که هنوز نیاز داره یه کارمند HR هویت رو چک کنه، کد ملی رو تطبیق بده و هر درخواست رو دستی تأیید کنه، self-service نیست — همون کاغذبازیه با چند مرحله‌ی اضافه.
قسمتی که اکثر پرتال‌ها ازش رد می‌شن: اصلاً کی داره درخواست می‌ده
تأیید اینکه کسی که داره همسر یا فرزندش رو توی بیمه‌ی تکمیلی ثبت می‌کنه واقعاً همون کسیه که می‌گه، دقیقاً همون مرحله‌ایه که بیشتر پرتال‌های self-service بی‌سروصدا به یه آدم واقعی برمی‌گردوننش. این همون قسمتیه که باید اول خودکار بشه نه آخر — چون الان برای هر درخواست، تصمیم یه کارمنده.
فن‌کاور، سامانه‌ی مدیریت بیمه‌ی تکمیلی کارکنان ما، دقیقاً از همین‌جا شروع می‌شه. ورود از طریق سامانه‌ی احراز هویت ملی («دولتمن») انجام می‌شه، پس هویت قبل از رسیدن درخواست به صف HR تأیید شده، نه بعدش. جزئیات فنی اتصال به دولتمن رو جدا نوشتیم. از اون‌جا به بعد، کارمندها خودشون سوابق بیمه‌شون رو مدیریت می‌کنن و افراد تحت تکفل رو مستقیم ثبت می‌کنن؛ کار HR بررسی و تأییده، نه تایپ دوباره. سیستم به‌صورت یه میکروسرویس ایزوله با دیتابیس اختصاصی خودش اجرا می‌شه، پس توی همون محدوده‌ی ریسک دیتای بی‌ربط HR قرار نمی‌گیره. برای برنامه‌ی بیمه‌ی کارکنان دانشگاه لرستان ساخته شده و برای هر سازمانی با نیاز مشابه هم قابل استفاده‌ست.
اگه تیم HR شما هنوز گلوگاه بین کارمند و پوشش بیمه‌شه، معمولاً راه‌حل یه فرم بزرگ‌تر نیست — حذف کامل مرحله‌ی تأیید هویت از صف انسانیه.
دربارهٔ اینکه چرا فن‌کاور سرویسی کاملاً ایزوله است، نه یک ماژول CMS و این جدایی از چه چیزی محافظت می‌کند هم نوشته‌ایم.
ثبت‌نام فقط قدم اول است؛ بار اصلی کار بعداً می‌رسد، همان‌طور که در پیگیری خسارت بیمه‌ی تکمیلی بعد از ثبت نشان داده‌ایم.
خدمات دانشجویی همین مشکل را در شروع هر ترم شدیدتر دارد؛ ببینید پنجره واحد خدمات واقعی دانشگاه چه باید داشته باشد.
